Wer ein Geschäft führt, muss sich um das Vertragswesen des Unternehmens kümmern. Was wird darunter verstanden? Welche Vertragsarten gibt es? Was sind handelsrechtliche Verträge? Die Rechtsanwältin und Notarin, Avanti Sarah Ochsner, und der Rechtsanwalt, Dr. iur. Cyrill Rieder, sind fast täglich mit solchen Fragen konfrontiert.

In diesem Newslettern beantworten sie die «most asked questions» rund um die Themen: Handelsrechtliche Verträge und Vertragswesen eines Unternehmens.

Zusätzlich publizieren die Juristen weitere Informationen auf der Website der Juristin: www.aanot.ch. Wer eine Frage hat, darf sich auch direkt an die Juristen wenden. Avanti Sarah Ochsner oder  Cyrill Rieder: law@aanot.ch oder rieder@fmp-law.ch

 

Was sind handelsrechtliche Verträge?

Die handelsrechtlichen Verträge bezeichnen die Gesamtheit der Verträge, welche die Handelsbeziehungen, die Organisation und die Geschäftstätigkeiten von Unternehmen regeln. Bei der Ausgestaltung dieser Verträge müssen im Unterschied zu Verträgen unter Privatpersonen neben dem Obligationenrecht eine Vielzahl von zusätzlichen spezialgesetzlichen Normen und Vorgaben berücksichtigt werden (z.B. Gesellschaftsrecht, Firmenrecht, Aktien- und Wertpapierrecht, die kaufmännische Stellvertretung, Rechnungslegungsrecht, Kapitalmarktrecht, Handelsregisterrecht, Immaterialgüterrecht usw.).

 

Sollte auf Musterverträge zurückgegriffen werden?

Für diverse rechtliche Geschäfte bestehen Musterverträge, welche teilweise vom Vertragspartner vorgegeben werden oder im Internet zur kostenlosen Verwendung heruntergeladen werden können. Vorbestehende Vertragsmuster sind sicherlich ein effizientes Mittel, um die grosse Menge an Verträgen, die ein Unternehmen schliessen muss, bewältigen zu können. Auf der anderen Seite sind Muster stets für den Regelfall gedacht und gehen nicht auf die Besonderheiten des Einzelfalls ein. Entsprechend muss stets abgewogen werden, ob ein Mustervertrag effektiv auf die vorliegende Situation passt und alle involvierten Interessen und Regelungspunkte abdeckt. Oftmals ist es denn auch sinnvoll, von einem Vertragsmuster auszugehen, und dieses an die bestehenden Bedürfnisse anzupassen.

 

Was muss ein Vertrag beinhalten?

Ein Vertrag muss im Wesentlichen die von den Parteien während der Vertragslaufzeit (bei sog. Dauerverträgen) oder nach Vertragsabschluss (bei sog. einfachen Schuldverträgen) gewünschte Realität abbilden. Dabei muss aus dem Vertrag klar hervorgehen, welche Partei sich zu welchen konkreten Leistungen verpflichtet und wann bzw. wo diese Leistungen zu erbringen sind. Es muss somit insbesondere klar definiert werden, wer, wem, was, für wie viel, wann, wo und unter welchen Bedingungen (wie) z.B. liefert. Zur Vermeidung von Missverständnissen und Widersprüchen ist diesbezüglich eine einheitliche und für beide Parteien verständlichen Terminologie besonders wichtig, wobei auslegungsbedürftige Begriffe beispielsweise direkt im Vertrag oder einem zugehörigen Anhang näher definiert werden sollten. Neben den Modalitäten der gehörigen Vertragserfüllung, braucht es auch Bestimmungen über die Vertragsbeendigung und für den Streitfall. Schliesslich muss sich der Vertrag auch mit Szenarien und Eventualitäten befassen, welche nach Einschätzung der Parteien bei der Vertragserfüllung auftreten können (z.B. was gilt, wenn eine Leistung nicht wie vorgesehen erbracht werden kann)

 

Was ist bei Vertragsverhandlungen zu beachten?

Detaillierte Vertragsverhandlungen sind aufwändig und lohnen sich grundsätzlich nur für Geschäfte ab einem gewissen Umfang. Für Standardleistungen sollten hingegen eher kurze Standardverträge erarbeitet werden. Zu definieren sind in allen Fällen immer die wesentlichen Leistungsparameter wie die Hauptleistungen (z.B. Preis, Leistung) sowie weitere Modalitäten, wie z.B. Ort der Leistungserbringung und Zeitpunkt der Leistungserbringung. Als Vorbereitung von Vertragsverhandlungen dient in der Regel eine Traktandenliste, in welcher prioritäre Hauptleistungen, sekundäre Nebenleistungen sowie Leistungsmodalitäten (z.B. Lieferung, Zahlungsbedingungen, Projektablauf) aufgeführt sind. Auch sollten sich die Parteien bereits vor den Verhandlungen im Klaren sein, welche Streitpunkte, Schwierigkeiten oder Risiken allenfalls bestehen und welche Verhandlungspunkte wichtig oder gar unverzichtbar sind. In aller Regel sind mündliche Vertragsverhandlungen flexibler und ermöglichen deshalb schnellere Resultate. Dabei ist jedoch wichtig, dass der Inhalt z.B. in einem Protokoll verschriftlicht wird, dass im Anschluss an die Verhandlungen ausgetauscht wird. Zudem müssen sich die Parteien darüber einig sein, ab wann der Vertrag effektiv verbindlich geschlossen wird. Regelmässig werden deshalb Vertragsverhandlungen zwar mündlich geführt, aber der Vertrag wird erst mit schriftlicher Unterzeichnung verbindlich abgeschlossen (sog. Schriftlichkeitsvorbehalt). Dies erlaubt den Parteien, sich den Inhalt des Vertrages nochmals in Ruhe zu vergegenwärtigen und allenfalls Ergänzungen und Klarstellungen anzubringen.

 

Wie behalte ich den Überblick?

Damit ein Unternehmen den Überblick über seine Vertragsbeziehungen nicht verliert, bedarf es eines guten Vertragsmanagements. Das Ziel des Vertragsmanagements ist es, die Tätigkeit eines Unternehmens zu fördern und zu optimieren, so dass es betriebswirtschaftlich effizient sein kann und gleichzeitig die Gefahr, aus rechtlichen Gründen in Existenznot zu geraten, minimiert wird. Hierfür bedarf es mit Blick auf die Unternehmensgrösse adäquate Prozesse, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten hinsichtlich der Vertragsgestaltung, der Vertragsverhandlung und der Qualitätskontrolle. Weiter ist auch eine gründliche und übersichtliche Ablage von Verträgen unerlässlich. Zudem müssen die laufenden Vertragsverhältnisse periodisch geprüft werden, um die jeweiligen Verträge allenfalls an geänderte Realitäten anzupassen (z.B. Abweichungen der Parteien bei der Leistungserbringung; Gesetzesänderungen, Bedürfnisänderungen usw.). Schliesslich müssen auch beendete Verträge in geeigneter Weise archiviert werden, denn auch aus diesen Verträgen können Streitigkeiten entstehen oder Rechtsansprüche gestellt werden. Zudem unterliegen Unternehmen grundsätzlich einer zehnjährigen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht.

 

Wozu brauchen Unternehmen überhaupt Verträge?

Das Arbeiten per Handschlag verschwindet in unserer Gesellschaft zunehmend. Gründe dafür sind beispielsweise die zunehmende Reglementierung mit der unter anderem die Schriftlichkeit eines Rechtsgeschäfts einhergeht und die Globalisierung der Wirtschaft. Die Globalisierung hat zur Folge, dass beispielsweise die Herstellung eines Produktes, dessen Verpackung und Versand sowie der Vertrieb von unterschiedlichen Unternehmen, die oft nicht einmal im gleichen Land ansässig sind, bewerkstelligt wird. Dadurch müssen Unternehmen unterschiedliche Wirtschaftsordnungen, in welchen unterschiedliche Gesetze gelten, berücksichtigen. Sowohl bei der Herstellung eines Produktes, der Bereitstellung einer Dienstleistung als auch beim Vertrieb können Streitigkeiten beispielsweise in Zusammenhang mit der Lieferung, der Leistung, dem Produkt oder auch der Bezahlung zwischen den Parteien entstehen. Damit solche Schwierigkeiten soweit möglich verhindert und im Streitfall gelöst werden können, braucht es schriftliche Verträge. Aufgrund der gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Entwicklung sowie aus Gründen des Beweisrechts, sind solche Verträge grundsätzlichen in allen Bereichen, die ein Unternehmen berühren, abzuschliessen. Die Existenz eines solchen Vertrages kann beispielsweise einem Gläubiger zu einer Rechtsöffnung und im Endeffekt zum Erhalt des Verkaufserlöses verhelfen, wenn der Schuldner die Leistung bezogen hat, jedoch die Zahlung verweigert. Oder er kann die Haftung eines Hausverkäufers verhindern bzw. die Haftung des Liegenschaftsverkäufers erzwingen, sofern dieser beispielsweise explizit im Vertrag gemachte Zusicherungen an den Käufer nicht einhält. Wäre das Geschäfts per Handschlag abgeschlossen, könnte der Nachweis einer solchen Zusicherung kaum erbracht werden. Ein Vertrag dient somit zum einen Teil der Streitverhinderung und der Konfliktlösung.

Verträge dienen zum anderen Teil auch der Leistungsbeschreibung. Nicht jedes Rechtsgeschäft ist so einfach abzuschliessen, wie beispielsweise der Kauf von Lebensmitteln oder andere Waren des alltäglichen Gebrauchs. Hier wird der Vertrag mündlich abgeschlossen. Bei Streitigkeiten daraus, gelten beispielsweise in der Schweiz die gesetzlichen Regelungen. Nun könnte man die Auffassung vertreten, dass diese genügen und alle Verträge, sofern gesetzlich keine Schriftlichkeit vorgeschrieben ist, mündlich gegen Quittung abschliessen. Für die meisten Unternehmen ist dies jedoch keine gute Lösung, da das Vertragswesen nicht nur ein «Muss» sondern auch eine Möglichkeit bzw. Chance ist, einen Vertrag im Sinne des eigenen Unternehmens auszugestalten und beispielsweise Haftungsrisiken zu minimieren, der Ort des Erbringens einer Leistung zu definieren etc. Auch hinsichtlich der Existenz eines Unternehmens ist das Vertragswesen von Bedeutung. Ohne Verträge, kann sich ein Unternehmen nicht versichern. Liefert bei einem Grossprojekt ein IT-Unternehmen beispielsweise das Ergebnis viel zu spät ab, dies jedoch aus Sicht des Leistungserbringers wegen stetig ändernder oder neuer Kundenwünsche und besteht kein Vertrag, der eine solche Situation regelt, könnte es sein, dass der Kunde am Ende eine erhebliche Preisminderung verlangt, die zusätzlich angefallenen Kosten nicht anerkennt oder die Annahme der Leistung und somit die Zahlung verweigert. Besteht kein Vertrag mit entsprechenden Regelungen und wird alles mündlich abgewickelt, dürfte es für das Unternehmen schwierig sein, entsprechende Beweise vorzulegen. Dies kann je nach Projektgrösse ein Unternehmen in erhebliche Liquidationsschwierigkeiten und somit auch in Existenzschwierigkeiten bringen. Wer ein Unternehmen gründet und führt, sollte sich deshalb immer auch mit dem Vertragswesen befassen, da die Existenz und das Handeln eines Unternehmens letztendlich auf Verträgen basiert.

Bereits im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens werden Verträge geschlossen (z.B. Gesellschaftervertrag bei Personengesellschaften; Statuten bei GmbH und AG). Verträge sind zudem erforderlich in Bezug auf Personalressourcen (z.B. Arbeitsverträge, Mandatsverträge, Beraterverträge usw.) und andere für die Leistungserbringung erforderliche Ressourcen (z.B. Fabrikationsverträge, Mietverträge, Pachtverträge, Leasingverträge, Transportverträge, Lizenzverträge, Versicherungsverträge, IT-Verträge, Franchiseverträge, etc.). Schliesslich erbringt das Unternehmen auch seine eigenen Leistungen gegenüber den Kunden auf der Grundlage von Verträgen (z.B. Auftrag, Werkvertrag, Kaufvertrag, IT-Verträge, usw.).

Abhängig von den betreffenden Leistungen können Verträge kurz und übersichtlich oder sehr komplex mit zahlreichen Anhängen ausfallen. Jedenfalls kann bzw. sollte ein Unternehmen heute nicht mehr per Handschlag arbeiten, sondern muss sich im Vertragswesen zumindest in den Grundzügen auskennen.

 

Im nächsten Teil der Serie, stellen wir Ihnen unterschiedliche handelsrechtliche Verträge sowie allgemeine Vertragsklauseln vor.